Gérer les congés payés en Paie : Le guide pratique

Tous les salariés ont droit à 25 ou 30 jours de congés payés. Pour rappel, les entreprises optant pour le calcul des jours ouvrés accordent 25 jours de congés payés à leurs salariés, tandis que celles utilisant la méthode des jours ouvrables en accordent 30.

Comment les congés sont-ils acquis ?

La période d'acquisition des congés payés s'étend du 1er juin N-1 au 31 mai N.

En cas d'entrée d'un salarié, la période de référence commence dès son arrivée dans l'entreprise. En cas de départ, la période se termine lors de son dernier jour de présence dans l'entreprise.

Si le salarié a travaillé 48 semaines ou 288 jours ouvrables (240 jours ouvrés), il a le droit à la totalité des ses congés : 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés. Dans le cas contraire, ses congés acquis seront calculés au prorata.

Attention à ne pas déduire les absences considérées comme du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés ! 

 

La période de référence est-elle la même pour tous les salariés ?

Non, la période de référence peut varier en fonction de l'activité de l'entreprise, de la convention collective ou d'un accord d'entreprise spécifique.

Astuce Silae :  Fiche société > Paramètre de paie > Congés payés pour modifier la période d'acquisition 

Quelle est la période de prise de congés payés ? 

Au 31 mai N, la période d'acquisition des congés payés s'achève pour donner lieu à la période de prise de congés payés payés jusqu'au 31 mai de l'année suivante. 

Deux compteurs figurent alors en bas du bulletin de salaire : Le compteur N-1 et le compteur N. 

Exemple de compteur de congés payés sur le bulletins de salaire du mois de mai 2024 : 

Compteur CP N -1 : reste 7 jours à poser avant le 31 mai 2024 

Compteur CP N : Acquisition de 25 jours sur la période allant du 1er juin 2023 au 31 mai 2024. 

Exemple de compteur de congés payés sur le bulletins de salaire du mois de juin 2024  : 

Compteur CP N-1 : Le solde précédent de 7 jours restants de l'année N-1 s'est ajouté aux 25 jours acquis lors de la période d'acquisition. Nous avons donc un compteur CP N-1 de 32 jours désormais.

Compteur N : Une nouvelle période est ouverte avec 2,08 jours acquis par mois, permettant d'atteindre 25 jours ouvrés en fin de période.

Astuce Silae pour choisir une méthode :  Fiche société >  F1 > Société > Méthodes pour le suivi des congés payés 

Le report de congés payés est-il obligatoire ?

Sauf accord, disposition conventionnelle ou usage dans l'entreprise, l'employeur n'est pas obligé d'accepter la demande de report des congés des salariés. Néanmoins, certains cas permettent un report automatique en cas : 

• De congés maternité ou d'adoption.
• De maladie du salarié lui ayant empéché de prendre les CP déjà acquis.
• De temps de travail annualisé.
• D'impossibilité pour des raisons d'organisation à la demande de vottre employeur.
• Pour les salariés dont le temps de travail est fixé en forfait jours, un accord d'entreprise ou de branche peut prévoir le report de congégs jusqu'au 31 décembre de l'année suivant celle pendant laquielle la période de priise de ces congés à débuté.

Astuce Silae pour activer le report de congés pour tous > fiche société > congés payés > Report automatique du solde des congés 

Astuce Silae pour activer le report de congés pour un salarié uniquement > fiche salarié > Dérouler les informations complémentaires > Divers > Report automatique du solde des congés 

Comment est calculée l'indemnité de congés payés ?

Les salariés doivent percevoir une indemnité au momins égale à 10% se sa rémunération brute totale perçue pendant la période de référence. Cette méthode du 1/10 sera comparée à la méthode du maintien qui consiste à calculer l'indemnité en maintennant le salaire normal du salarié pendant ses congés. 

Le salarié doit recevoir l'indemnité la plus favorable parmi ces deux méthodes. 

Attention tous les éléments du salaire ne sont pas inclus dans le salaire brut pour la détermination du 1/10 de congés payés : 

Inclus	Non inclus
Salaire de base	Prime de fin d'année
Majoration de salaire (Heures supplémentaires, travail de nuit,...)	treizième mois
Salaire reconstitué pendant des périodes assimilées à du travail effectif	Prime d'intéressement
Indemnité de congés payés	Prime de bilan
Prime d'ancienneté	Prime de participation
Prime d'assiduité versée mensuellement	Frais professionnels
Prime d'astreinte	Prime exceptionnelle
Commissions	Indemnités attribuées pour des périodes non assimilées à du travail effectif
Prime d'expatriation
Activité partielle
Contrepartie financière au titre de l'obligation de non-concurrence
Indemnité de précarité

 

Astuce Silae : Soyez vigilant à la rubrique de prime que vous souhaitez attribuer à vos salariés. En vous rendant dans Synthèse > Primes > Caractéristiques, vous pouvez visualiser toutes les propriétés de ces dernières. 

Astuce Silae : Editer un solde de repos pour vous permettre de vérifier l'indemnité de congés payés à verser

Situation :

• Période de référence : une année complète.
• Dixième de congés payés acquis de Monsieur X pour cette période : 2546.47 €.
• En mai 2024, Monsieur X a soldé l'intégralité de ses congés payés (CP).
• Indemnité totale de congés payés perçue jusqu'à cette date : 2500.60 €.

Analyse : 

• Le salarié doit percevoir au minimum 2000 € (le dixième de ses CP acquis).
• Il n'a reçu que 2500.60 €, il y a un déficit de 45.87 €.

Régularisation 

• Il est nécessaire de verser 45.87 € à Monsieur X pour combler la différence entre ce qu'il a perçu et ce qu'il aurait dû percevoir.

Commentaire sur  cet exemple : Dans des situations comme la prise de jours de congés par anticipation, le salarié a perçu une indemnité égale à la déduction pour absence, car la période de référence n'était pas terminée pour déterminer la provision de congés payés. En conséquence, il est nécessaire de régulariser l'indemnité de congés payés que le salarié aurait dû percevoir.

Rappel sur l'acquisition des congés payés pendant la maladie 

Abordons maintenant un sujet qui nous fera trembler pendant encore quelques semaines avec un tableau récapitulatif des modalités d'acquisition de CP : 

Règle d'acquisition des congés payés
	Travail effectif	Arrêt maladie	Accident du travail/ maladie pro
Condition d'ouverture de droit	Aucune	Aucune	Aucune
Règle d'acquisition	2.5 jojurs ouvrables par mois	2 jours ouvrables par mois (1)	2.5 jours ouvrables par mois (1)
Droit max légal par période d'acquisition	30 jours ouvrables	. 24 jours ouvrables au titre des arrêts pour accident ou maladie non professionnelle . Possibilité d’acquérir plus de 24 jours ouvrables si l’arrêt maladie ne couvre pas la totalité de la période d’acquisition (2)	30 jours ouvrables
Pendant quelle durée		Toute la durée de l'arrêt

 

(1) Par mois ou période équivalente (4 semaines, 24 jours ouvrables, etc.) (c. trav. art. L. 3141-4).

(2) Application deux règles de calcul d’acquisition de congés payés (2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif ou assimilé, 2 jours ouvrables par mois d'arrêt maladie). Exemple : un salarié embauché en cours d'année travaillant pendant 32 semaines (équivalent de 8 mois) et en arrêt maladie 16 semaines (équivalent de 4 mois) acquiert 2,5 × 8 = 20 jours ouvrables de congés payés au titre des périodes de travail et 2 × 4 = 8 jours ouvrables au titre de l'arrêt maladie, soit au total, il a acquis 28 jours ouvrables de CP.

L'indemnité de congés payés
Rappel	L’indemnité de congés payés doit se calculer de la façon la plus favorable au salarié entre : -le 1/10e de la rémunération totale brute de référence sur la période d’acquisition (en général, du 1er juin au 31 mai) ; -le maintien du salaire.
Ce qui change pour la règle du 1/10e	- Rémunération fictive correspondant aux périodes d''arrêt maladie prise en compte qu'à hauteur de 80%.

 

Le report des congés payés
	Cas général	Arrêt de travail depuis au moins un an au terme de la pérode d'acquisition
Période de report	15 mois pour les congés que le salarié est dans l’impossibilité de prendre sur leur période de prise.	15 mois pour les congés payés acquis sur la période d'acquisition.
Aménagement conventionnel (1)	Possibilité de prévoir un délai de report plus long	Possibilité de prévoir un délai de report plus long
Point de départ de la période de report	Une fois le salarié informé sur ses droits à congé, après la reprise du travail	• Terme de la période d’acquisition concernée • En cas de reprise avant l’expiration de la période de report, la période de report est suspendue et recommence à courir une fois le salarié informé de ses droits

 

(1) Par accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, par convention ou un accord de branche (c. trav. art. L. 3141-21-1).

Information du salarié sur ses droits à congés payés (c. trav. art. L. 3141-19-3)
Quand ?	. Après un arrêt pour maladie ou accident, quelles que soient sa durée et son origine (professionnelle ou non professionnelle)  . Dans le  mois qui suit la reprise du travail
Quelles infos ?	. Nombre de jours de congés dont le salarié dispose  . + Date jusquà laquelle ils peuvent être pris
Comment ?	Tout moyen donnant une date certaine de reception ("notemment au moyen du bulletin de paye" précise la loi)

 

Le dispositif mis en place par Silae 

Silae prévoit une mise à jour en trois temps : 

1. Deuxième quinzaine de mai : 

• Suppression de la méthode 343 permettant d'appliquer la jurisprudence du 13 septembre 2023.
• Prise en compte des périodes de maladie non professionnelle dans les régularisations de solde CP à la clôture de l'exercice en cours (juin 2023 - mai 2024) afin de générer des compteurs N-1 prenant en compte la nouvelle loi DADDUE, que la méthode 343 ait été appliqué ou non.
• Le déplafonnement des arrêts AT/MP à 12 mois et l'éventuelle régularisation associée sur l'exercice en cours et pour les périodes futures.
• Un état de synthèse permettant de détailler l'acquisition des CP au titre de la maladie pour les salariés concernés.

          2. Fin mai, la nouvelle gestion en rythme de croisière (à partir de l'exercice commençant le 1er juin 2024) de l'acquisition de 2 jours de congés par mois au titre de la                  maladie non professionnelle dans les soldes de CP N.

         3. Courant juin, des états permettant d'anticiper d'éventuelles régularisations de périodes antérieures pour les salariés ayant quitté l'entreprise ou étant encore                          présents dans l'effectif. 

* Attention, Silae pourrait modifier ce planning

Pour toute demande d'assistance, n'hésitez pas à contacter votre expert YakaPaie !