Les limites des logiciels de paie gratuits
Si les logiciels de paie gratuits sont intéressants d’un point de vue économique, ils peuvent cacher d’autres inconvénients plus problématiques, notamment une couverture fonctionnelle réduite. Il n’est en effet pas possible de retrouver toutes les fonctionnalités d’un logiciel de paie payant dans une version gratuite.
Toutefois, selon vos besoins, votre secteur d’activité et la taille de votre structure, les fonctionnalités basiques proposées pourraient amplement suffire. Il convient dans tous les cas de procéder à une liste de ces besoins fonctionnels.
De plus, ces logiciels ne bénéficient pas toujours d’une mise à jour légale dans les temps et nécessitent la plupart du temps, l’intervention d’experts qui rassembleront et intégreront les données dans le logiciel. Pour un éditeur gratuit, cela représente un coût qu’il ne peut répercuter nulle part. Des régularisations peuvent être alors faites sur la fiche de paie qui entraine un coût pour le salarié et/ou pour l'entreprise au niveau des charges non négligeables.
Ils ne bénéficient pas toujours d’un accompagnement de qualité. Nul ne peut s’attendre à recevoir une qualité comparable à celle d’un logiciel payant. Bon nombre de solutions payantes conditionnent un accompagnement à des frais supplémentaires. Il convient de comprendre qu’en cas de problème technique, une solution gratuite ne serait pas en mesure de répondre à vos questions. Il faut alors s’attendre à moins de suivi, voire à un suivi inexistant. Ainsi qu’à moins voire pas de formation. Et bien sûr à un support client peu réactif.
Mais ce n’est pas tout, la gestion de la paie touche au cœur de la vie de l’entreprise. En cas de mauvaise gestion due au logiciel de paie gratuit, de nombreux acteurs sont impactés : l’entreprise, les salariés, les dirigeants, mais aussi les organismes sociaux et l’État. Le choix du logiciel de paie ne doit pas être sous-estimé.
Le risque ENTREPRISE
La mauvaise gestion de la paie influe directement sur la comptabilité de l’entreprise en faussant les comptes et déclenche des erreurs de trésorerie, de marge, de compte d’exploitation, et du résultat de l’entreprise.
Le risque URSSAF
Et il serait irresponsable de négliger le risque URSSAF. Toute entreprise peut faire l’objet d’un contrôle par les unions de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales. Elles peuvent détecter des infractions qui échappent à la vigilance des dirigeants.
En 2019, 130 000 contrôles et actions de prévention ont été effectués par les Urssaf. Sur près de 32 milliards d’euros de cotisations vérifiées, 946 millions d’euros ont été régularisés. Une majorité des contrôles (sept sur dix) ont donné lieu à des redressements ou des restitutions. Les Urssaf placent une entreprise en redressement lorsqu’elles détectent des déclarations inexactes ou non conformes avec la législation : mauvais taux de cotisation, erreur dans les codes types de personnels (CTP), calcul erroné de la réduction générale de cotisations, etc.
Le risque HUMAIN
Un salarié faisant le constat d’une erreur sur sa fiche paie peut engager une action devant le conseil des prud’hommes. Les risques pour l’entreprise sont alors multiples.
Selon le contexte, le conseil des prud’hommes peut :
• Réclamer, en plus du versement des sommes dues, des intérêts pour le retard.
• Condamner l’entreprise à des dommages et intérêts supplémentaires, en cas de préjudice subi par le salarié.
Un salarié victime d’une négligence sur sa fiche de paie de paie s’expose à une privation de ses droits (sociaux, formation, retraite) auxquels il pouvait légitimement prétendre.
Une fiche de paie erronée peut également déclencher une perte de confiance du salarié envers son employeur et pourra créer un sentiment de méfiance. Dans le cas d’erreurs fréquentes et répétées, le salarié peut prendre la décision de quitter l’entreprise, ce qui augmentera le turnover de l’entreprise au global.
Enfin, une entreprise jugée peu rigoureuse en gestion de paie peut rapidement voir sa réputation se dégrader autant en interne qu’en externe. En effet, des erreurs sur les fiches de paie justifient les plaintes à son entourage, ainsi l’image de l’entreprise s’en trouve écornée.
Les trois points clés à retenir
- 1 salarié sur 3 a déjà constaté une erreur sur sa fiche de paie,
- Une anomalie sur une fiche de paie est synonyme de lourdes conséquences financières (amendes, redressements, dommages et intérêts) et d'erreurs sur la comptabilité de l'entreprise (erreur de trésorerie, de marge, de compte d’exploitation, et du résultat de l’entreprise),
- L’incidence sur le plan humain est importante. Perte de confiance, méfiance, générant de ce fait un effet négatif sur la réputation de l’entreprise et l'image concernant la gestion de la paie en interne.
Prenez bien le temps de réfléchir avant de prendre un logiciel de paie gratuit car les répercussions peuvent s'avérer très coûteuses pour votre entreprise.
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