Les congés payés en paie
La gestion des congés payés peut s’avérer complexe en paie. Chaque entreprise doit veiller à appliquer la réglementation en vigueur tout en tenant compte de ses propres accords ou usages.
Il est donc essentiel d’en maîtriser les principes de base pour garantir des bulletins conformes.
La période d'acquisition des congés payé
En l'absence d'accord, la période légale s'étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.
Certaines absences sont considérées comme du temps de travail effectif et ouvre là aussi droit à congés payés :
- Les congés payés
- Les congés pour évènements familiaux
- Repos liés à du temps de travail
- Examens médicaux liés à la grossesse ou PMA
- Congés pour VAE (validation des acquis)
- Formations professionnelles
Rappel : La loi DDADUE du 24 avril 2024 modifie les règles d'acquisition des congés payés pendant un arrêt de travail. Lors d'un arrêt maladie ou accident d'origine non professionnelle, les congés payés s’acquièrent à raison de 2 jours ouvrables par mois, ce qui représente 1,67 jours ouvrés.
Cliquez ici pour en connaitre les modalités.
En cas d'accident de travail, le salarié acquiert 2.5 jours ouvrables sans limitation du durée.
Les congés supplémentaires
Les congés de fractionnement :
Les conditions pour l'acquisition des jours de fractionnement sont :
- Acquisition d'au moins 15 jours ouvrables de congés payés
- Avoir pris 12 jours consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre
- Avoir au moins 3 jours ouvrables posés en dehors de la période légale de prise du congé principal
En respectant ces conditions, les salariés ont droit à :
- 2 jours ouvrables : Lorsque le nombre de jours restants en dehors de cette période est au moins égale à 6 ;
- 1 jour : Lorsque le nombre de jour restant est compris en 3 et 5 jours ouvrables
Ou d'enfant à charge : les salariés bénéficient de 2 jours de congé supplémentaire par enfant à charge, sans que le cumul du nombre des jours de congé supplémentaire et de congé annuel ne puisse excéder 30 jours.
La prise de congés payés
En l’absence de dispositions spécifiques, le salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables de congés consécutifs pendant la période légale de prise de congés, généralement fixée entre le 1er mai et le 31 octobre. Toute demande de congé doit être faite suffisamment à l’avance, et l’employeur conserve le droit de refuser ou de reporter une absence pour raison de service, à condition de respecter les délais de prévenance.
Le décompte des congés payés s’effectue en jours ouvrables ou en jours ouvrés, selon les règles applicables dans l’entreprise. Cette distinction est essentielle pour comprendre comment les jours sont comptabilisés lorsqu’un salarié prend des congés.
En jours ouvrables :
Décompte: tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés non travaillés.
Un salarié a droit à 30 jours ouvrables de congés payés par an (soit 5 semaines).
Exemple : si un salarié prend une semaine entière, 6 jours sont déduits (lundi au samedi).
En jours ouvrés :
Le décompte s’effectue uniquement sur les jours habituellement travaillés dans l’entreprise, en général du lundi au vendredi.
Le salarié dispose de 25 jours ouvrés de congés par an (5 semaines).
Exemple : une semaine complète entraîne la déduction de 5 jours.
Règles importantes :
- Le décompte s'arrête la veille de la reprise du travail
- Les jours fériés non travaillés inclus dans la période de congé ne sont pas déduits du solde.
- Les salariés à temps partiel acquièrent le même nombre de jours de congés payés que les salariés à temps plein. Ils seront décomptés jusqu'à la reprise du salarié.
Exemple pour une entreprise en ouvré : un salarié travaille chaque semaine les jeudis et vendredis. Il pose deux jours de congés payés pour ces deux jours. Le décompte se poursuit donc le lundi et inclura le mardi et le mercredi, soit un total de 5 jours de congés payés.
Indemnité de congés payés
L'indemnité de congés payés est égale au dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence, sans toutefois pouvoir être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait travaillé pendant sa période de congés (C. trav. art. L. 3141-24).
L'importance d'un logiciel de paie performant
La gestion des congés payés, bien qu’encadrée par des règles claires, peut rapidement devenir complexe en entreprise. Entre les différents types de congés, les régimes de temps partiel, les absences assimilées à du travail effectif ou encore les accords d’entreprise spécifiques, les risques d’erreur sont nombreux. C’est là qu’intervient un bon logiciel de paie, véritable allié pour garantir une gestion rigoureuse, conforme et automatisée des droits à congés.
Le logiciel de paie doit assurer le calcul automatique des droits acquis, en intégrant les règles légales, les dispositions conventionnelles et les éventuels accords d’entreprise.
Le suivi manuel des congés est long, fastidieux et source d’erreurs. Un logiciel bien paramétré permet de :
- Gérer automatiquement les demandes et validations de congés.
- Appliquer les bonnes règles de décompte (ouvrables ou ouvrés) selon la politique RH.
- Calculer en temps réel l’impact des congés sur la paie (retenues, maintien du salaire, etc.).µ
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