Internaliser ou externaliser votre gestion de paie
La gestion de la paie se trouve au cœur de la gestion administrative du personnel. Indispensable à son bon fonctionnement, elle mérite toute votre attention.
Vous devez respecter un certain nombre de règles légales et conventionnelles pour être en conformité et vous devez effectuer les déclarations et le suivi social de vos salariés depuis leur arrivée dans l’entreprise jusqu’à leur départ.
Le choix de votre solution paie est étroitement lié à votre organisation interne ainsi qu’à la stratégie adoptée au sein de votre Direction.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
L’externalisation consiste à confier votre gestion de la paie à un prestataire externe tel que le cabinet comptable. Vous n’avez qu’à collecter les éléments variables et à les transmettre au gestionnaire externe. Celui-ci s’occupe d’établir les bulletins de paie ainsi que les déclarations sociales qui en découlent.
Cette solution a l’avantage de vous libérer des contraintes liées à la paie.
Qu’est-ce que l’internalisation de la paie ?
Vous maintenez en interne la maîtrise totale de la paie et de toutes les données associées. Le gestionnaire est alors un salarié de l’entreprise.
Cette solution a pour avantage de ne dépendre d’aucun organisme externe pour prendre vos décisions et agir selon vos procédures.
Comment faire votre choix ?
Pour faire le bon choix concernant votre entreprise, il faut au préalable procéder à un état des lieux de votre processus global de gestion de la paie afin d’en mesurer sa pertinence.
DANS UN PREMIER TEMPS, IL EST NÉCESSAIRE QUE VOUS MESURIEZ LES SOURCES D’OPTIMISATION, AINSI QUE LES IMPACTS ET LES COÛTS DE VOTRE GESTION DE PAIE.
Choisir entre internaliser ou externaliser votre gestion de la paie va principalement dépendre des critères suivants :
- Le volume des bulletins de paie mensuels à calculer : selon le volume, l’investissement dans des logiciels, voire le rapprochement vers un prestataire est à envisager ;
- La complexité des calculs de paie et des spécificités selon le domaine d’activité de votre entreprise, le statut de vos salariés et votre convention collective ;
- Le coût unitaire d’un bulletin et le budget consacré à votre gestion paie dans son ensemble ;
- Les compétences que votre entreprise détient en interne concernant la paie ;
- Les contraintes technologiques et informatiques de votre entreprise ;
- Le niveau d’autonomie et de responsabilité que vous souhaitez conserver sur votre gestion de la paie.
DANS UN SECOND TEMPS, IL S’AGIT DE VÉRIFIER LE CONTENU DES OFFRES DE GESTION DE la PAIE EN MODE SAAS OU EXTERNALISÉES
L’internalisation de la paie en mode Saas nécessite la présence d’un gestionnaire de paie. Il sera chargé de la réalisation des paies, grâce à la saisie des éléments variables de paie dans un espace sécurisé.
Pour obtenir un service complet, la solution en mode Saas doit inclure un service d’assistance téléphonique fourni par des interlocuteurs spécialisés.
L’externalisation de la paie affranchit d’une ressource interne dédiée à la paie et aux déclarations sociales. Comme pour le mode Saas, veillez cependant à bénéficier d’un accès à l’historique de vos données de paie et à vos indicateurs RH.
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