STAGIAIRE : 8 points clés à connaître

Les employeurs de tous secteurs confondus sont soumis à une réglementation pour l'accueil de stagiaires. Quelles sont les conditions de recours, la rémunération obligatoire, etc du stagiaire ? La stagiaire n’a pas le statut de salarié, mais il doit tout comme le salarié respecter les règles de son établissement d’accueil. 

1. Les Conditions de recours au stagiaire

Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l'élève ou de l'étudiant. Il lui permet d'acquérir les compétences professionnelles liées à sa formation. Les missions confiées dans le cadre du stage doivent être conformes au projet pédagogique de l'établissement d'enseignement.
Les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non-inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.
Un stage d'étudiant ne peut pas être proposé pour les missions suivantes :
• Remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement,
• Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié),
• Faire face à un accroissement temporaire d'activité,
• Occuper un emploi saisonnier,
Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

2. Nombre de stagiaires autorisés

Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps.
Dans une entreprise d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif. Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.
Lors de formations obligatoires (pour les diplômes technologiques ou professionnels du second degré) dans les entreprises de 30 salariés maximum, le nombre de stagiaires ne peut pas dépasser 20 % de l'effectif. Ces entreprises ne peuvent pas non plus accueillir plus de 5 stagiaires en même temps.

3. Durée maximale d’un stage

La durée est de 6 mois maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement.
Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'entreprise de la façon suivante :
• 7 heures de présence, consécutives ou non, représentent 1 journée de présence,
• 22 jours de présence représentent 1 mois.
La durée maximale de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans l'organisme d'accueil.

4. Délai de carence

L'employeur doit respecter un délai de carence entre 2 stages sur un même poste : il est de 1/3 de la durée du stage précédent. Cette obligation ne s'applique pas si le stagiaire interrompt lui-même le stage.

5. Formalités

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche).
Le stage doit obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre les différentes parties.
L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
L'inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.
En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage. Elle mentionne la durée effective totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

6. Gratification

Une gratification minimale est versée au stagiaire si la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire ou universitaire. Elle est versée à partir de la 309e heure de stage même s'il est effectué de façon non continue.
En dessous de ces seuils de durée, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification.
Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 3.90 €, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.
La gratification est versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage. Elle est due dès le 1er jour de stage.
La gratification peut être versée de 2 manières :
• Soit en fonction du nombre réel d'heures effectuées par mois,
• Soit par lissage par mois de la totalité des heures effectuées durant le stage.
Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.

7. Droits du stagiaire

Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité social et économique et social - CSE, par exemple).
Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés. Pour rappel, la valeur du titre-restaurant ouvrant droit à l'exonération maximale est comprise entre 9,48 € et 11,38 € en 2022.
L'employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.

8. Sanctions

En cas de non-respect des règles d'encadrement des stages, l'employeur encourt une amende administrative pouvant aller jusqu'à 2 000 € par stagiaire concerné. L'amende peut aller jusqu'à 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la 1ere amende.